Een draaiboek is een gedetailleerde tijdsplanning van je evenement. Het beschrijft wie wat doet en wanneer. Zie het als de ultieme checklist voor je hardloopwedstrijd. Met een goed draaiboek weet iedereen wat er moet gebeuren, ook als jij even niet beschikbaar bent.
Wat is een draaiboek?
Een draaiboek is een chronologisch overzicht van alle activiteiten rond je evenement. Van de opbouw de dag ervoor tot de afbraak na afloop. Het bevat tijden, verantwoordelijken en contactgegevens.
Waarom een draaiboek?
- Overzicht: Iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren
- Communicatie: Vrijwilligers kunnen zelfstandig werken
- Back-up: Als jij uitvalt, kan iemand anders overnemen
- Vergunning: De gemeente vraagt vaak een draaiboek bij de vergunningsaanvraag
Onderdelen van een draaiboek
1. Basisgegevens
- Naam evenement
- Datum en tijden
- Locatie (adres start/finish)
- Contactgegevens organisatie
- Contactgegevens hulpdiensten
2. Tijdschema dag van het evenement
Maak een gedetailleerde tijdlijn van de gehele dag. Voorbeeld:
| Tijd | Activiteit | Wie |
|---|---|---|
| 06:00 | Opbouw start, parcours uitzetten | Opbouwteam |
| 07:00 | Tijdwaarneming opbouwen | Hardloopuitslagen.nl |
| 08:00 | Startnummer ophalen | Inschrijfteam |
| 08:30 | Verkeersregelaars op positie | Verkeerscoördinator |
| 09:00 | Welkomstwoord + warming-up | Presentator |
| 09:30 | Start 10km | Startcoördinator |
| 10:00 | Start 5km | Startcoördinator |
| 11:30 | Laatste finisher binnen | - |
| 12:00 | Prijsuitreiking | Organisator + sponsor |
| 12:30 | Start afbouw | Opbouwteam |
3. Vrijwilligerslijst
Maak een lijst van alle vrijwilligers met:
- Naam en telefoonnummer
- Taak en locatie
- Aanvangstijd en eindtijd
4. Contactenlijst
Zorg dat iedereen de belangrijkste nummers bij de hand heeft:
- Organisator (meerdere nummers)
- EHBO post
- Politie (lokaal nummer)
- Gemeente (piketdienst)
- Tijdwaarneming
5. Noodprocedures
Beschrijf wat er moet gebeuren bij calamiteiten. Wie neemt welke beslissing? Hoe communiceer je met deelnemers en publiek?
Tips voor een goed draaiboek
- Wees specifiek: "Opbouw start" is te vaag. "Partytenten plaatsen op grasveld naast start" is beter.
- Bouw buffers in: Plan niet te krap. Zorg voor speelruimte als iets uitloopt.
- Print het uit: Zorg dat vrijwilligers een papieren versie hebben. Telefoons kunnen leeg raken.
- Evalueer achteraf: Bespreek na het evenement wat beter kan. Pas het draaiboek aan voor de volgende editie.
Draaiboek template
Gratis draaiboek template
Ontvang ons voorbeeld draaiboek per mail. Inclusief tijdschema, vrijwilligerslijst en noodprocedures. Direct aanpasbaar voor jouw evenement.
Stuur mij het templateDit artikel is onderdeel van onze complete gids:
→ Hardloopwedstrijd organiseren: complete gidsGratis PDF-gids
12 tips voor je hardloopevenement
Bewaar de complete gids als compacte checklist voor je planning, vergunning en wedstrijddag.
